労働生産性を上げるビジネスメール処理方法の鉄則―NHKラジオ「実践ビジネス英語」から

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新年度の4月。

英語の勉強を始めた人も多いことだろう。

米国で幼少時をすごした人に聞いた話だが、日本で英語を勉強したいと思っている人は多いが、実践している人はごくわずかだそうだ。

ものごとは「やる」か「やらない」か、である。「行動する」か「行動しない」か、と言い換えることもできる。

そして、それを続けることが成功につながる。

最大の成功法則は続けることだからだ。

そういうわけで、筆者もこれを読んでいただいているあなたも、これから1年間、おたがい頑張って学習を続けよう。

メールの処理は一定の時間に

前置きが長くなったが、NHKラジオ「実践ビジネス英語」からの話題である。

4月号前半のビニェット(会話)のテーマはOne Day One(出勤初日)。

NYの会社に初出勤した日本人の主人公が、同僚から「メールの処理で生産性が損なわれることがないように」というアドバイスを受けるシーンがある。

(あなたは外国人だから)メールを読んだり返信したりするのにかなりの時間を取られる。

多くのアメリカ人にとって、それは1日の勤務時間の中で、最大のブラックホールの1つなのです。

メールのチェックによって、あなたの生産性が損なわれることがないようにしてくださいね。

主人公は尋ねます。

受信メールにはどのように対応しているのですか。

返答はこうです。

私は、一定の時間を確保して、メールを読んだり対応を求めているメールに返信したりします。そうすれば、あとは日々のほかの仕事や目標に移るばかりとなるのです。

問題は、ペースが速く、つながり合っている今日の世界では、競って私たちの注意を引こうとしていることが非常に多い、ということです。自分の限界を知って、本当に重要なことだけに集中する必要がありますね。

実践ビジネス英語

 

重要なことだけに集中せよ

アメリカでもメールの処理が生産性を損ねているようだ。

そのことへの対応として、一定の時間に処理することが紹介されている。

重要なことは、今日の世界では私たちの注意を引こうとしていることが多いので、自分の限界(処理能力や時間的制約)を知って、重要なことだけに集中する必要があるということだ。

これは、スティーブン・R・コヴィー博士の『7つの習慣』で紹介されている「急用ではないが、重要なこと」に注力せよ、と同じ意味だ。

朝一番にメールをチェックしたり、処理することはやってはいけないことだといわれる。

それは、一日のうちのスキマ時間で処理すべきだと。

それよりも、頭脳がクリアな朝の時間を、最も重要なことに集中せよというわけだ。

時間術についての書籍や記事は多い。

だが、「重要なことだけに集中せよ。そのほかの雑用に時間を割きすぎるな
」という意味のことを、さまざまなバリエーションで表現しているだけのような気がする。

きょうから、メール処理は一定の時間にやることにしよう。

 

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大学職員ブロガーです。テーマは「大学職員のインプットとアウトプット」です。【経歴】 大学卒業後、関西にある私立大学へ奉職し、41年間勤めました。 退職後も、大学職員の自己啓発や勉強のお手伝いをし、未来に希望のもてる大学職員を増やすことができればいいなと考えています。【趣味】読書・音楽(主にジャズとクラシック)・旅 【信条】 健康第一であと10年!

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